オフィス移転費用ってどれぐらい必要？無駄なコストはかけない
「社員数を増やしたことで、今のオフィスが狭くなった」
「都心にオフィスを移転させることで営業効率が上がりそう」
こういった理由からオフィス移転を検討される方は多いです。
ただ、オフィス移転には、それなりの費用もかかり、思った以上のコストが発生してしまうことも珍しくありません。
今回は、オフィス移転にかかる費用の相場を確認しながら無駄なコストをかけないためのポイントなどについてまとめていきます。
【オフィス移転費用の重要性】
オフィス移転の費用の見積もりは、項目ごとに立てることが重要です。
詳しくは後述しますが、オフィス移転の際には大きく分けて4つの項目で費用がかかります。
それぞれの費用の相場を抑えることで、その相場から大きく外れた費用になっていないかを確認することがオフィス移転を成功させるうえでは重要になります。
オフィス移転費用の要素
オフィス移転費用の要素を紹介します。
オフィス移転の費用には大きく分けて4つの費用項目があります。
ここでは、
・物理的な移転費用
・契約や手続きに関する費用
・通信費用
・インテリアデザインと家具の費用
の4つを中心に費用の相場なども含めて解説します。
物理的な移転費用
いわゆる引越しにかかる費用がこの項目で、相場は以下の通りです。
引越し従業員の人数1名あたり、およそ2万円～5万円
荷物を輸送するためのトラック1台あたり7万円～15万円（トラックの大きさによる）
荷物の輸送は、必要な備品の輸送以外にも、廃棄する備品にも輸送量が発生します。
契約や手続きに関連する費用
【契約に関する費用】
新しいオフィスを契約する際には以下の費用が必要になります。
・敷金
オーナーが誰であるかによって異なります。
個人オーナーの場合には多くても家賃の半年分ぐらいですが、大手ビルになると家賃の1年分になることもあります。
・礼金
こちらも、オーナーが誰であるかによって異なります。
個人オーナーの場合には家賃の1～2ヶ月分ぐらいが相場ですが、大手ビルの場合には発生しないところもあります。
・仲介手数料
不動産会社を通じて物件を探して契約した場合に発生する手数料です。
家賃の0.5ヶ月～1ヶ月分が費用の相場です。
・火災保険料
利用する火災保険にもよりますが、加入は義務付けられています。
2年契約で2万円～3万円が相場になります。
・保証委託金
保証会社を利用する場合、賃料・共益費の合計0.5ヶ月～1ヶ月分の費用がかかります。
・前家賃
発生する場合には、家賃の1～2ヶ月分の先払いです。
手続きに関する費用
オフィス移転によって、公的機関に住所の変更届を出す必要があります。
変更届が必要な公的機関には、
・消防署
・税務署
・警察署
・労働基準監督署
・法務局
・郵便局
・年金事務所
があります。
これらへの届け出を自分たちで作成することは大変な手間になるため、司法書士にお願いすることが一般的です。
費用の相場としては10万円～20万円となります。
誰が作成しても同じですので、費用は安いに越したことはありません。
通信費用
オフィスに欠かすことができない電話・ネット回線や複合機の工事等にかかる費用を指します。
設置場所の条件によって大きく変わりますが、15万円ほど見積もっておけると安心です。
インテリアデザインと家具の費用
この項目は工夫次第で削減可能です。
費用の相場としては200万円～400万円（内装・通信費工事費用等含む）です。
オフィスデザインを外注することで社員の離職率が低くなったり、職場環境が整ったりという効果は見込めますが、移転費用を削減したいのであれば、削りたい項目でもあります。
その他の費用
【原状回復費】
退去するオフィスの原状回復を忘れてはいけません。
1坪あたり8万円程度が相場です。
【現オフィスの賃料】
移転先オフィスと現オフィスの賃料が二重請求となる可能性があります。
賃料が重ならないように移転計画を立てることが理想的です。
オフィス移転費用を削減するためのアイデア
オフィス移転費用を削減するためのアイデアを2つ紹介します。
オフィスレイアウトの最適化
オフィスの外観にこだわるのではなく、機能性を考えた最適化を行うだけでもかなりの費用を浮かせることができます。
立地など、ビジネスに外せない条件以外の要素は後回しにし、優先順位をつけたオフィスの最適化は費用を抑えるポイントになります。
オフィス移転業者の選定と見積もりの比較
オフィス移転を検討する場合には、一つの業者に見積もりを出してもらうのではなく、
複数業者に見積もりを出して比較するのが鉄則です。
業者によっては10万円単位で費用が代わる場合も珍しくなく、どこまでがサービスの対象なのかも含めて検討していきましょう。
オフィス移転費用の予算立案
オフィス移転費用の予算立案のポイントを2つ解説していきます。
費用の見積もりと予測
費用の見積もりを出すときには、必ず発生する費用から予算に組み込むようにします。
現在オフィスを契約している場合には、原状回復費などがこれにあたります。
次いで、利用するかしないかは別にして、先ほど解説したすべての項目を利用すると仮定し、およそいくらぐらいの費用になるのかを見積もります。
予算の優先順位付け
すべての項目で予算を立てていくと、予想以上に費用が発生することに気がつきます。
そこで、優先順位をつけて削減できるところを削減していきます。
荷物の移動などは、後述しますが、自分たちで行える場合には費用を抑えることができます。
無駄なコストを避けるためのポイント
高額な費用がかかるオフィス移転ですが、無駄なコストを避けるための方法も存在します。
余計なコストを払わなくていいように、計画を立てたオフィス移転の準備をしていきましょう。
ユニティーでは社内で一括で請負いますので安心安全に費用を抑えながらオフィス移転を行うことができます。
簡単見積もりはこちらからできます。
必要なリソースの明確化
「自分たちでできること」と「自分達にはできないこと」を明確にしておくことで、必要なリソースが明確になります。
通信工事などは専門業者でなくては難しくても、オフィスのレイアウトなどは、自分達でも十分考えることは可能です。
自分たちでできないことをピックアップしておくことで、必要なリソースを見極め、そこに投資するように計画を立てましょう。
スケジュール管理
スケジュールの管理は、賃料の二重払いなどの無駄を防ぐために重要です。
契約期間を明確にして、余計なコストを支払わないようにしましょう。
チームのコミュニケーションと協力
引越し費用は、自分たちが荷物の運搬をすれば十分にコストが削減可能です。
チームでコミュニケーションを取りながら役割分担をすることで引越しコストの削減につながります。
オフィス移転費用のトラブルシューティング
計画を立ててもイレギュラーな案件は出てしまうもの。
オフィス移転費用で予想外のシチュエーションに見舞われた際の解決策のヒントをまとめておきます。
予想外の費用の発生への対処
予想外の費用の発生は、自分たちで予算を作成したうえで見積もりを出してもらうときによく起こります。
業者に見積もりを出してもらった後に、自分たちで必要な項目と削減できる項目を分けて、業者の見積書から変更していくことで予想外の費用発生に対処できます。
プランの変更と予算の調整
プラン変更が、こちら側の都合である場合、ある程度の費用の高騰は受け入れるしかありません。
そのうえで、用意できる費用を伝えることで妥協点が見つかるかもしれません。
予算を調整する際にはリソースを自分たちで確保できるものとそうでないものとに分類し、削減できるところと帳尻をわせるというのが基本的な考え方です。
契約違反やトラブルへの対応
オフィスをすでに借りている場合、退去する何か月前に申告しなくてはならないというルールが存在するのが一般的です。
このタイプでのトラブルがオフィス退去時に最も多いトラブルで、現在の契約がどのような契約になっているのか見直してから移転の計画を立てるようにしましょう。
まとめ
オフィス移転は企業の成長にとって重要なイベントですが、無駄なコストがかさんでしまうこともあります。計画段階から慎重な検討とリソースの把握を行い、予算の適切な配分を心がけることで、スムーズな移転と無駄の省略を実現できるでしょう。また、チーム全体で協力し、スケジュール管理にも注意することで、無駄なコストを最小限に抑えつつ成功したオフィス移転を実現しましょう。
ユニティーでは、請負会社や施工管理会社などを挟むことなく社内で一括して請負うことができます。
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